У тех, кому приходится работать с объемными текстовыми файлами, часто возникает вопрос о том, как сделать содержание в «Ворде 2007». Составление содержания вручную очень трудоемко, кроме того, при малейшем изменении форматирования, объема или композиции текста номера страниц в таком содержании нужно заново выверять. Между тем сделать это автоматически очень просто.
Автоматическое содержание в «Ворде 2007» представляет собой список заголовков и подзаголовков. Этот список отличается от обычного следующими возможностями и особенностями:
Перед тем как сделать содержание в «Ворде 2007», нужно подготовить текст, промаркировав заголовки и подзаголовки. Помеченные определенным стилем или уровнем фрагменты текста могут быть прочитаны программой как элементы содержания.
Выделите заголовок, перейдите на вкладку «Главная» в меню программы, найдите группу «Стили». Выберите стиль «Заголовок 1». Маркирование произведено. Точно так же пометьте все названия других разделов или глав. Если в содержании подразумевается два уровня (отображение и заголовков, и подзаголовков) или более, поочередно выделите и маркируйте каждый подзаголовок соответствующими стилями («Заголовок 2», «Заголовок 3» и т. д.).
Альтернативный способ разметки - использование инструмента «Уровни структуры» («Ссылки» - «Оглавление» -- «Добавить текст» - выбрать уровень). В общем-то, для разных целей используются и первый, и второй вариант, и выбранный способ практически никак не влияет на то, как вставить содержание в «Ворде».
При маркировании названий глав их форматирование меняется согласно установкам по умолчанию. Эти установки можно поменять, но еще проще - заново отформатировать уже помеченный заголовок, а затем с помощью инструмента «Формат по образцу» (вкладка «Главная», группа «Буфер обмена») изменить оформление всех остальных заголовков. К слову, помечать заголовки тоже можно с помощью этого инструмента: достаточно маркировать и отформатировать один заголовок, а все остальные пометить по его образцу.
После разметки документа станет возможным отслеживать его структуру при помощи опции «Схема документа». Она позволяет не только ясно представлять композицию текста, но и очень быстро по нему перемещаться.
Перейдите во вкладку «Вид», во второй группе «Показать или скрыть» найдите эту опцию и поставьте галочку. Слева от документа появится дополнительная область, в которой будут отражены заголовки всех уровней. При нажатии на заголовок курсор переместится в соответствующий раздел документа. Это очень удобная функция, которую сложно переоценить при работе с объемными текстами сложной структуры. Эта же функция поможет устранить случайные или ошибочные маркировки.
Очень важно убедиться, что документ не содержит других помеченных заголовков (это может быть в случае, если в текст делались вставки или он создавался из нескольких документов, а также в результате «произвола» программы, что, к сожалению, иногда случается). Проверить текст на наличие помеченных заголовков лучше перед тем, как сделать содержание в «Ворде 2007».
Самый простой способ выявить существующие в тексте помеченные заголовки - это воспользоваться опцией «Схема документа». Если при открытии этого поля не отображается ни одного заголовка, значит, текст их не содержит. Если они есть и не соответствуют реальной структуре работы, маркировку нужно удалить, сменив стиль помеченного фрагмента на «Обычный» или применив к нему инструмент «Формат по образцу», взяв за образец текст обычного абзаца.
Итак, как сделать содержание в «Ворде 2007»? Процесс состоит из двух этапов - подготовки текста и непосредственно создания автоматического списка с номерами страниц.
Поставьте курсор в то место, где должно начинаться оглавление. Во вкладке «Ссылки» в группе «Оглавление» найдите инструмент «Оглавление». После нажатия на эту кнопку вы увидите меню, в нем нужно нажать на вкладку, которая также называется «Оглавление» и вызывает одноименное В его опциях разобраться несложно: с их помощью регулируется вид и функциональность будущего содержания (наличие/отсутствие номеров страниц, их расположение по правому краю или рядом с текстом, количество уровней, вид заполнителя и т. п.).
Кнопка «Параметры» позволит проконтролировать возможность создания оглавления на основе выбранного способа разметки. Если названия помечались с помощью стилей, значит, галочкой должна быть отмечена соответствующая опция («Собрать оглавление, используя стили»), если использовались уровни структуры, то галочка должна стоять напротив опции «Собрать оглавление, используя уровни структуры». Обычно по умолчанию отмечены обе опции.
Текст содержания форматируется так же, как обычный, за исключением того, что при изменении формата одного заголовка (строки содержания) программа, скорее всего, произведет идентичные изменения во всех остальных заголовках того же уровня. С одной стороны, это очень удобно, с другой, иногда этого не требуется. В этом случае достаточно нажать клавиши Ctrl и Z, и эти тотальные изменения будут устранены, а единичное изменение останется.
Часто возникает вопрос о том, как выровнять содержание в «Ворде». Для этого удобнее всего пользоваться бегунками на линейке. Поставьте курсор на строку того уровня содержания, который нужно изменить, и двигайте бегунки, а вместе с ними и текст так, как того требует оформление документа. Если нужно изменить все содержание, выделите всю его область и с помощью бегунков отрегулируйте выравнивание.
При работе с большими объемами текста, появляется необходимость составлять оглавления. Многие оформляют их вручную, затягивая и усложняя этот процесс. Тем временем, в MS Word есть возможность создания автоматических списков. Владение этим функционалом существенно экономит время и силы.
Первым делом, нужно заставить программу понимать, где обычный текст, а где элементы содержания. Для этого, в тексте выделяют заголовки. Следует не просто отметить их специфическим шрифтом, им нужно присвоить соответствующий статус.
Для создания оглавления:
Совет! Предложенное меню называется «Экспресс-стили», в нем собраны самые распространенные стили для заголовков. Если по какой-то причине ни один из них не подходит, откройте коллекцию стилей. Для этого нажмите комбинацию CTRL+SHIFT+S, появится область задач, в поле «Имя стиля» впишите необходимый стиль.
После этого создается содержание:
С автоматическим списком работать намного удобнее, чем с ручным. Если вы измените название подзаголовка в тексте, то оно автоматически изменится и в оглавлении. То же случится и при переносе главы, смене разделов местами, и т.д. В ручном режиме изменения придется делать вручную.
Версия программы 2010 года обладает существенными отличиями перед предыдущей:
Word 2013 не получил кардинальных изменений интерфейса по сравнению с предшественником. Как в случае с программой 2010-го года:
В компании Microsoft публикуют пошаговые руководства для программного обеспечения. Такие ролики слишком сложные для обывателя, и часто не имеют перевода. Поэтому, лучше смотреть инструкции от пользователей, которых, в русскоязычном сегменте интернета достаточно. В этом видеоуроке подробно рассказывается как создать оглавление в Word 2010-2013
Данный вопрос может возникнуть как у школьника или студента, так и у офисного работника или работника государственного предприятия. Иногда, создание оглавления в документе регламентируется ГОСТом, также этого могут потребовать учителя, научные руководители или вышестоящее начальство.
Поэтому давайте разберемся, как можно сделать оглавление в MS Word . Времени это займет не много. К тому же, при внесении изменений в документ, можно автоматически обновить созданное оглавление, чтобы там появились новые номера подпунктов и страниц.
Буду показывать на следующем примере. У меня есть три главы, в каждой главе есть параграфы, в параграфах могут быть подпункты. Таким образом, у меня получится трех уровневое оглавление.
Чтобы создать автоматическое оглавление , будем использовать «Стили» для документа MS Word, которые находятся на вкладке «Главная» . Здесь нас будут интересовать стили «Заголовок 1» , «Заголовок 2» и так далее.
Теперь выделяем текст первого уровня, Глава 1, и выбираем для него стиль «Заголовок 1» . Так сделаем для всех глав.
Выделяем по очереди текст второго уровня, Параграф 1, 2 и так далее, и выбираем стиль «Заголовок 2» .
Выделяем текст третьего уровня, Подпункт 1, и выбираем стиль «Заголовок 3» .
Установите курсор в той части документа, где будет оглавление. Теперь переходим на вкладку «Ссылки» и кликаем мышкой по кнопке «Оглавление» . Из выпадающего списка выберите «Автособираемое оглавление» . После этого оно появится в документе. Как видите, у меня Глава, Параграф и Подпункт находятся на разных уровнях.
Если выбрать из выпадающего списка «Оглавление» , появится следующее окно. Здесь можно выбрать количество уровней для Вашего оглавления, отображать или нет номера страниц и необходимый заполнитель.
Теперь представим, что Вы добавили текст, соответственно номера страниц изменились, и изменили название подпунктов. Кликните по любому пункту оглавления и нажмите сверху на кнопочку «Обновить таблицу» . В следующем окошке выберите, что Вам подходит, «обновить только номера страниц» или «обновить целиком» и нажмите «ОК» .
Если у Вас строгие требования к оформлению текста документа – пункты и подпункты должны быть определенного шрифта и размера, то рассмотрим, как сделать содержание в Ворде, используя собственные стили для текста .
Например, Глава 1 – Times New Roman, 16; Параграф 1 – Times New Roman, 14; Подпункт 1 – Times New Roman, 12.
Необходимо создать новые стили. Для этого выделяем Глава 1 и на вкладке «Главная» в разделе «Стили» , нажмите на стрелочку, направленную вниз, чтобы развернуть весь список стилей. Кликаем по кнопке «Сохранить выделенный фрагмент как новый экспресс-стиль» .
Появится окошко, в нем дайте имя стилю и нажмите «ОК» . После этого он появится на панели стилей.
Дальше выделяем Параграф 1 и создаем стиль с другим названием. Повторяем такие же действия для Подпункт 1. В итоге, на панели получились три новых стиля: «Стиль 1» , «Стиль 2» и «Стиль 3» , с нужным форматированием.
Теперь выделяйте в тексте пункты, которые будут в оглавлении и задавайте им нужный стиль. У меня Глава 1, 2, 3 – Стиль 1; Параграф 1, 2, 3 – Стиль 2; Подпункт 1, 2 – Стиль 3. Редактирование текста при этом не изменится.
Теперь выделяем Глава 1, переходим на вкладку «Ссылки» , жмем на кнопочку «Добавить текст» и выбираем из выпадающего меню нужный уровень. Для моего примера Глава 1, 2, 3 – «Уровень 1» , Параграф 1, 2, 3 – «Уровень 2» , Подпункт 1,2 – «Уровень 3» .
После того, как зададите уровни для всех пунктов в тексте, которые будут входить в оглавление, поставьте курсор в нужной части документа, нажмите кнопочку «Оглавление» и выберите из выпадающего списка «Автособираемое оглавление» .
Автоматическое оглавление в Ворде будет создано и форматирование текста в документе не изменится.
Используя данные советы, Вы сможете сделать автоматическое оглавление в Ворде 2007, Ворде 2010 и Ворде 2013, либо используя стили MS Word, либо создав свой стиль и сохранив форматирование текста.
Оценить статью:Это позволяет видеть и структуру письменного материала и ориентироваться в нем. А если это не книга, а текстовый редактор, то можно быстро переместиться в любой раздел, нажав необходимый пункт указателем мыши. Переключившись же в программе в режим структуры, легко менять части местами, не удаляя их при этом в одном месте и вставляя в другом.
Можно также оперативно, без больших трудозатрат, обновлять информацию при добавлении или удалении тех или иных параграфов, изменении фактической нумерации их страниц при форматировании текста и т.д.
Это становиться возможным, только если информация создана автоматически текстовым редактором. Написанная же вручную, она не дает таких возможностей и практически не используется. Уметь создавать и пользоваться этой возможностью текстового редактора должен каждый продвинутый пользователь компьютера.
Перед началом работы необходимо пронумеровать листы документа. Принцип создания вручную понятен, но труден.
Но и эту работу для своего удобства упростим. Копируем
по порядку названия параграфов, являющиеся заголовками, в Буфер обмена Office, устанавливаем курсор в нужное место и выбираем кнопку Вставить все
.
Все выбранные нами названия расположатся в порядке их копирования. Указываем в списке для каждого параграфа номер
листа. Ручная работа имеет смысл только при очень маленьком
, не изменяемом объеме информации. Или, что довольно парадоксально, при очень большом объеме, когда имеется более 9 уровней
вложенности (Word поддерживает не более 9).
Создавая же содержание автоматически
, в начале каждого параграфа выделяем форматируемое нами название. На вкладке Главная
– выбираем кнопку «Заголовок 1
».
Выделенный абзац форматируется его стилем. Изменяем формат
, если это необходимо или оставляем текущий вид. Аналогично остальные выбранные нами абзацы. Далее устанавливаем курсор в документе в нужное место, вкладка Ссылки
→ слева кнопка Оглавление
, и здесь выбираем Автособираемое
, указателем мыши.
Все, список параграфов создан
.
В редакторе указателем мыши встаем на поле страницы чуть выше созданного нами содержания.
После этого появляется кнопка Обновить таблицу
, выбираем ее, появляется диалоговое окно Обновление
оглавления, где предлагают или обновить только номера страниц, или обновить целиком.
Выбираем нужное и ОК
.
В тексте выделяем форматируемый абзац. Далее меню Формат
→ Стили
и форматирование.
Справа открылась область задач, в которой перечислены доступные уровни заголовков и наглядно представлено форматирование каждого.
Выбираем первый уровень
. Если заголовок должен быть написан заглавными буквами, то отмечаем в формате. Здесь имеется определенная тонкость
: до этой процедуры текст не должен иметь написание заглавными буквами, иначе при создании содержания буквы в нем будет такими же.
Аналогично остальные выбранные нами абзацы по уровням.
Создаем само содержание
. Меню Вставка
→ Ссылка
→ Оглавление
и указатели.
В появившемся диалоговом окне выбираем вкладку Оглавление
. Выбираем нужный Формат
, Уровень
, Заполнитель
, ставим флажок на Показать номера страниц
и Номера
страниц по правому краю.
И нажимаем ОК
. Если необходимо, форматируем получившийся список сразу, или заранее меняем стиль «Оглавление
».
В Word существуют также альтернативные
полуавтоматические методы, с помощью определенных стилей и кодов полей.
Но эти возможности довольно сложны, трудоемки и используются только профессионалами при сборке очень больших документов.
Узнав, как сделать содержание в редакторе Ворд, пользователь сможет не только быстро систематизировать структуру документа, но и мгновенно получать доступ к каждому разделу без необходимости пролистывать страницу за страницей.
Автоматическое оглавление – это встроенная функция программы , с помощью которой создается перечень разделов и подразделов открытого документа. Главная особенность опции заключается в интерактивности. Чтобы открыть нужный раздел файла, достаточно просто кликнуть на соответствующем пункте в содержании.
При необходимости, пользователь может править стили созданного списка или создавать свой вид.
Еще одно преимущество автоматических содержаний заключается в их обновлении.
Если вы меняете название любого раздела документа или номер его страницы, эти данные сразу отобразятся в оглавлении. Вручную ничего менять не нужно.
Прежде чем начинать создание автоматического следует продумать следующие детали:
Правильное расположение уровней документа позволит быстрее ориентироваться в его структуре и сделает оглавление максимально удобным.
В Ворд 2003 пользователи не могут создавать автоматические оглавления, выбирая . Доступна только функция разметки заголовков. Следуйте инструкции:
1 Откройте документ , который содержит неформатированный заголовками текст;
2 Добавьте уровни. Для этого поочередно выделяйте каждый подзаголовок, нажимайте на вкладку «Формат» и во вкладке стилей выбирайте первый, второй или третий уровни;
3 Когда все заголовки будут отформатированы, можно переходить к созданию систематизированного содержания. Нажмите на пункт меню «Вставка» ;
5 В открывшемся окне отметьте галочкой опцию «Номера страниц по правому краю» . Это позволит визуально выделить раздел и номер его страницы. В поле «Образец» вы увидите предварительную версию содержания;
6 В этом же окне откройте вкладку «Оглавление» ;
7 Нажмите на клавишу «Панель структуры» , чтобы она стала неактивной. Если этого не сделать, появиться системная ошибка при создании перечня разделов;
8 Нажмите на «ОК» .
Чтобы обновить поле разделов кликните правой клавишей мышки на содержании и выберите метод обновления – только номера страниц или обновление целиком.
Рис.7 – результат создания в Word 2003
В Ворд 2007 доступно только создание автоматически собираемого списка разделов.
Создавать расположение пунктов и подпунктов функции «Оглавление» вручную пользователь не может в этой версии Word. Следуйте инструкции:
Оно не обновляется автоматически после внесения изменений в тело документа.
Чтобы отредактировать список, выберите его с помощью двойного щелчка.
Теперь можно создавать форматирование для элементов списка – выделять заголовки жирным или наклонным текстом, изменять цвет, применять маркер.
Помните! Если вы изменили значение названия раздела, номера страниц, добавили новую часть, необходимо вручную обновлять оглавление, чтобы изменения отобразились. В противном случае, при попытке печати, вместо него появится текст с ошибкой «Заголовок не определён» .
Чтобы обновить содержание кликните по нему и в контекстном меню нажмите на «Обновить содержимое» или прейдите во вкладку «Ссылки» и кликните на «Обновить таблицу» .
Начиная с версии 2010, в Ворд можно создавать полностью автоматизированные варианты.
Их главное отличие заключается в том, что программа сама отслеживает изменения в документе и обновляет данные его содержания. Пользователю следить за этим больше не нужно.
После создания оно будет отображаться в левой части окна. Нажав на один из блоков, вы автоматически попадаете на соответствующую страницу файла.
В 2016 версии программы Ворд создаются по такому же принципу, как и в версии 2010 года.
Единственное отличие - наличие более удобного интерфейса и больше возможностей работы с пользовательскими шаблонами.
Два способа создания:
Автоматически – применяется для уже готового документа, в котором выделены заголовки;
Вручную – если контент страницы пустой и пользователь хочет добавить заголовки для дальнейшего написания работы.
Чтобы добавить на пустую страницу готового документа автособираемое, следуйте инструкции:
Рис.13 – выбор шаблона в Word 2016
Вид готового оглавления в Ворд 2016 можно легко редактировать. Само название «Оглавление» может быть изменено, удалено или перемещено.
Также, для создания нужного вида есть возможность подправить расположение пунктов списка или добавить новые элементы .
Чтобы изменить содержимое объекта, дважды кликните по нему мышкой. Затем откройте контекстное меню. С его помощью изменяются поля, коды и значения поле, добавляются новые , форматирование абзацев.
Чтобы создать оглавление для пустого документа, в окне выбора шаблона кликните на «Ручное оглавление» :
Теперь нужно самостоятельно ввести наименования пунктов документа первого, второго и третьего уровней. Также, следует вручную добавить все номера страниц.
Для добавления нового пункта в оглавление кликните по нему правой кнопкой мышки и нажмите на «Добавить поле» , а затем выберите уровень поля.
Рис.17 – редактирование
Тематические видеоролики:
