Сегодня мы будем делать диаграмму Ганта. Кто не в курсе, она используется в проектах, можно ее увидеть в Microsoft Project. Но стандартной диаграммы Ганта в списке диаграмм Excel нет.
Особенность диаграммы Ганта в том, что ее столбики начинаются в произвольном месте, в то время как наиболее похожая на нее диаграмма – линейчатая диаграмма начинается с оси. Поэтому мы используем один из самых распространенных трюков с диаграммами – скроем какие-то данные. Итак, приступим.
Для диаграммы понадобятся следующие данные – координаты
каждого набора данных, т.е., откуда должен начинаться каждый столбик, длительность
этапа и название
каждого этапа. Сделаем нехитрую таблицу. 
Обратите внимание, что я не озаглавил названия этапов, т.е. ячейка А1 у меня пустая. Этот нехитрый финт позволит с первого раза в диаграмме определить, где находятся данные, а где подписи к ним.
Используем линейчатую диаграмму. Надо брать ее с накоплением, так как нам нужен второй ряд данных, который мы и используем в качестве основных данных. 
Второй необходимый шаг – это скрытие первого ряда. Для этого делаем его невидимым. Щелкаем на синих данных, правой кнопкой мыши Формат ряда данных/Заливка/Нет заливки
. 
По умолчанию данные у нас расположены в порядке снизу вверх. Исправляем это положение - кликаем на ось категорий (подписей) правой кнопкой мыши - Формат оси/Параметры оси/Обратный порядок категорий
. Все, основная диаграмма готова, нужно теперь сделать еще кое-какое полезное форматирование:
Еще немного форматирования, добавление названия диаграммы и вот что у меня получилось 
В проектном менеджменте.
Диаграмма Ганта предназначена для иллюстрации разных этапов работы в сфере малого и среднего бизнеса. Визуально представляет собой простой набор полосок, состоящих из двух главных осей: дел и времени. Каждому временному промежутку приписывается определённая задача, которая должна быть выполнена.
На диаграмме, помимо основных блоков, может присутствовать специальный дополнительный столбец, показывающий процент выполнения работы. Особые отметки - вехи - применяются для выделения двух и нескольких задач и демонстрации последовательности их выполнения.
График Ганта является своеобразным стандартом в области управления проектами, ведь именно с его помощью появляется возможность показать структуру выполнения всех этапов проекта наглядно.
С учётом того, что большая часть людей является визуалами, диаграмма даёт возможность решить одну из основных задач и показать персоналу, над чем следует работать, какие ресурсы применять в процессе и с какой скоростью выполнять те или иные задачи. Вся информация подаётся в сжатом виде, без использования запутанных таблиц и огромного количества текста. При этом суть ясна и понятна всем, без исключения, участникам проекта.
Использование диаграммы значительно упрощает небольших масштабов и даёт возможность всегда держать деятельность сотрудников под контролем.
Первый формат диаграммы был разработан и протестирован Генри Л. Гантом в начале ХХ века. Учёного наняли для управления строительством кораблей для использования в Первой мировой войне. Специальный график позволил ему координировать работу нескольких инженеров, контролируя выполнение задач в заданные сроки. Начал Гант непосредственно с перечисления всех требуемых задач и их планирования в соответствии с имеющимися в наличии ресурсами.
Важным этапом стала демонстрация зависимости одних заданий от других. Кроме того, Гант выделил для каждого человека период времени, в течение которого тот должен был завершить определённый вид деятельности, указал, кто и какую задачу будет выполнять с учётом времени, отведённого на выполнение проекта.
Построение диаграммы Ганта происходит с использованием вертикальной оси, представляющей разные задачи, а также горизонтальной, представляющей время.
Данный не теряет актуальности и в наши дни, ведь он позволяет обеспечить графическое отображение производственного плана, упрощает контроль за прогрессом в выполнении поставленных задач. График Ганта стал настолько мощным аналитическим инструментом, что практически на протяжении 100 лет не претерпевал никаких изменений. Лишь в 90-х годах прошлого века с целью более подробного описания взаимосвязей в него были внедрены линии связи между различными задачами:
Есть факты, что диаграмма Ганта применялась при возведении таких гигантских инженерных сооружений, как (Лас-Вегас, 1939 г.) и система Эйзенхауэр-шоссе (объединяет большинство крупных городов США).
Для того чтобы построить график, нам понадобятся следующие данные:
Для удобства вписываем их сразу в соответствующие поля таблицы. После того как мы ввели всю требуемую информацию, можно переходить к созданию самой диаграммы.
Важно: проследите за тем, чтобы все форматы данных были указаны правильно: в частности, это касается дат.
Итак, нам известна цель планирования и ключевые данные, на основе которых мы будем строить график. Теперь в окне табличного процессора нам нужно перейти в раздел «Вставка -> Диаграмма», а затем нажать на пункт «Линейчатая». Нам нужна не обычная, а с накоплением, так как только в ней предусмотрен второй ряд данных, который в нашем случае будет основным.
Для того чтобы сделать это, в программе предусмотрены специальные инструменты. На появившейся на экране диаграмме вам нужно навести на синюю полоску, кликнуть по ней правой кнопкой и выбрать в появившемся меню «Формат ряда данных». Высветится окошко, в котором нам нужно перейти к пункту «Заливка» и выбрать пункт «Нет заливки». После этого диаграмма будет выглядеть следующим образом:
Так как по умолчанию все данные в нашем графике расположены в порядке снизу вверх, нам придётся несколько видоизменить его. Для этого мы кликаем правой кнопкой мышки по оси категорий (той, возле которой у нас расположен список заданий), переходим к окну «Формат оси». Сразу же открывается нужная нам вкладка - «Параметры оси». Поставьте галочку напротив пункта «Обратный порядок категорий». По сути, диаграмма Ганта уже готова, остаётся лишь пара полезных мелочей.
Итак, продолжаем работу над графиком. Как видите, выглядит она пока что неказисто, и сейчас мы исправим это средствами самого табличного процессора:
Ещё немного экспериментов с форматированием - и вот какая красота у нас получается в итоге. Перед вами - готовая диаграмма Ганта. Пример, который мы привели, безусловно, очень прост - однако этого достаточно для того, чтобы вникнуть в суть такого метода планирования и наглядной демонстрации процесса выполнения тех или иных задач.
Разумеется, существует множество других, более совершенных программ, облегчающих управление проектами. Диаграмма Ганта любой сложности может быть легко построена с помощью таких приложений, как:
Кроме того, существует целый ряд онлайн-сервисов, которые предоставляют своим пользователям возможность не только планировать свои дела, но и получать регулярные отчёты, уведомления о текущем статусе задач по электронной почте. Впрочем, нельзя отрицать и тот факт, что конфиденциальность данных, хранящихся в сети, находится под угрозой, да и стационарное ПО, устанавливающееся прямо на компьютер пользователя, как правило, обладает намного более широким функционалом и надёжнее в работе.
Напоследок стоит детально рассмотреть основные достоинства и недостатки описанного метода планирования и управления.
Главным преимуществом, бесспорно, является графическая подача материала. Как правило, бизнесменам удобно работать с графиками Ганта - им нравится возможность чётко выделить и обозначить этапы работы над проектом. За счёт представления заданий в виде различных цветных полос все члены команды могут буквально с первого взгляда определить свои задачи.
Следует также отметить то, что диаграммы Ганта являются отличным презентационным инструментом, который способен продемонстрировать ключевые приоритеты проекта. То есть, как только руководящие лица выделяют и распределяют каждый из имеющихся в наличии ресурсов, команда моментально узнаёт об этом и следует дальнейшим указаниям. Данное свойство графика Ганта крайне полезно для руководителей высшего звена - используя его, можно намного проще подготовить подробный, ёмкий отчёт о состоянии выполнения различных проектов.
Тем не менее, как и у любого другого метода планирования, у диаграммы Ганта есть свои недостатки. Один из них - это зависимость задач. Довольно часто в процессе у руководителей возникает необходимость показать, какие из указанных заданий связаны друг с другом. Но, к сожалению, сам формат диаграммы не позволяет сделать этого. Для того чтобы обойти это ограничение, менеджеры прибегают к различным хитростям: например, добавляют в график специальные вертикальные линии, которые демонстрируют ключевые зависимости. Однако это лишь временное решение, не способное передать информацию в полном объёме.
Ещё одним минусом графиков Ганта можно назвать их негибкость. В наши дни проекты не являются статичными - в них постоянно происходят какие-то изменения, сдвиги, учесть которые в диаграмме просто невозможно. Прежде чем приступать к построению графика, руководителям приходится просчитывать всё до мелочей, ведь при малейшем изменении оценки нужно перерисовывать «с нуля» всю диаграмму. И это не говоря уже о том, что возможность проиллюстрировать несколько разных способов планирования за один раз также отсутствует.
Вне зависимости от того, зачем вам нужна диаграмма Ганта, программа (даже самая «продвинутая») не сможет отобразить значимость и ресурсоёмкость тех или иных работ, их сущность. А потому для особо масштабных проектов она используется крайне редко.
Тем не менее невозможно отрицать то, что в практике управления проектами данный метод чрезвычайно распространён - за более чем вековую историю его использования люди имели возможность убедиться в его работоспособности и высокой эффективности.
Диаграмма Ганта традиционно применяется для отображения этапов проекта. Она наиболее наглядно показывает длительность разных участков работы и может использоваться даже непрофессионалами. Расскажем, как строится простая диаграмма Ганта в Excel – подробно и с примерами.
Диаграмма Ганта - это разновидность графика, который в наглядном виде отображает план работ по реализации проекта. Каждая задача обозначается прямоугольником, его длина показывает, сколько времени займет выполнение. Несколько таких прямоугольников размещаются по вертикали и обозначают каждый свою работу в рамках проекта.
Диаграмма может применяться в проектах любой сложности. На этапы можно разбить проект по приобретению автомобиля, созданию нового направления бизнеса или постройки бизнес-центра. Кроме того, эта диаграмма используется в презентациях инвестиционных проектов, стартапов, инновационных производств. Такая подача информации значительно упрощает и ускоряет понимание - насколько сложен проект, как много времени надо на его реализацию, насколько он проработан. В целом, диаграмма Ганта в Excel стала стандартом в практике управления проектами и широко применяется проектными менеджерами.
Конечно, без этой диаграммы можно обойтись. Например - использовать обычный план действий, либо устно передавать своей команде информацию о задачах и сроках. Однако графическое представление сроков и этапов работ дает важное преимущество - наглядность. Человек гораздо лучше воспринимает информацию в виде визуальных образов, поэтому одна диаграмма поможет гораздо быстрее передать массу информации, чем многостраничный тест с планом действий. Особенно это актуально когда в проекте меняются участники. Также наглядное представление более уместно при презентации проекта перед аудиторией.
Шаг 1. Введите данные, которые необходимо отобразить в виде диаграммы Ганта в Excel. Укажите название задач, даты начала и конца работ, их длительность. Количество указанных работ зависит от сложности проекта и от того, насколько детализировано он прописывается. В нашем случае используются название «Задача 1», «Задача 2» и так далее. Подразумевается, что каждая следующая задача начинается после окончания предыдущей. Затем, для создания диаграммы необходимо выделить данные этой таблицы.
Шаг 2 . Выберите вкладку «Вставка».
В этой вкладке нажмите на иконку с изображением диаграммы, обычно она первая в списке. При наведении указателя мыши на иконку появится всплывающая подсказка.
При нажатии на иконку появится дополнительное окно, с перечнем возможных диаграмм - гистограмма, объемная гистограмма, линейчатая, объемная линейчатая, другие гистограммы.
В этом окне в строке «Линейчатая» надо выбрать иконку диаграммы «Линейчатая с накоплением».
При наведении указателя мыши на эту иконку появится всплывающая подсказка. На заднем фоне появится сам график. Нажать на иконку.
После нажатия в окне появится пример диаграммы Ганта. Ее нужно будет дополнительно отредактировать.
Шаг 3 . В первую очередь удалите легенду диаграммы, она не несет смысловой нагрузки. Для этого надо выделить легенду и в контекстном меню, которое появится при нажатии правой кнопки мыши выбрать «Удалить».
Шаг 4 . Теперь необходимо отредактировать временную ось, Excel по умолчанию подставляет некорректные параметры. Дважды кликнуть на оси времени, появится дополнительное меню.
Выберите «Параметры оси» и установите значение границы, минимум - 1.01.2017 (исходя из данных примера). Максимум - 1.02.2017. Excel автоматически преобразует эти значения в иной формат, но в таблице будут верные значения дат.
Шаг 5 . Установите единицы измерения. В данном примере выбрано значение главных единиц - «2», дополнительные оставлены по умолчанию. Данные единицы имеет смысл устанавливать исходя из удобства восприятия и эргономичности отображения данных. На диаграмме видно, что с таким шагом даты указываются через день.
Шаг 6 . Для удобства отображения имеет смысл поставить первую задачу вверх, пятую - вниз. Для этого надо выделить ось задач и в появившемся меню установить галочку «Обратный порядок категорий». Также параметр «Горизонтальная ось пересекает» установить в значении «в максимальной категории».
Ось времени переместится вверх. Если такое расположение неудобно, можно выделить ось времени и в появившемся меню в разделе «Подписи» выбрать значение «вверху». Подпись переместится вниз.
Шаг 7 . Следующий этап - убрать заливку цветом с ненужных прямоугольников, убрать синий и серый цвета, оставить только оранжевый. Для этого нужно выделить, например, серое поле гистограммы. В контекстном меню выбрать «Заливка» и указать «Нет заливки».
Для голубого цвета повторить указанную манипуляцию. График примет следующий вид.
Дополнительно можно сократить расстояние между строками, тогда диаграмма будет более наглядной. Для этого необходимо щелкнуть по оранжевому прямоугольнику и в появившемся меню установить параметр «Боковой зазор» в 10%. Строки будут расположены плотнее. При необходимости можно уменьшить сам график, перетягивая его за окружности на нижних или боковых гранях.
Диаграмма примет следующий вид. При необходимости ее можно дополнительно отредактировать - выбрать цвета, добавить наименование диаграммы, выполнить иные манипуляции по оформлению.
Диаграмма готова и ее можно использовать в дальнейшей работе. Однако стоить помнить, что данная диаграмма обладает некоторыми ограничениями. В частности - задачи в ней не связаны. При изменении длительности одной задачи, другие, что идут позже, сдвигаться не будут. Эти манипуляции необходимо производить вручную. При достаточно загруженной диаграмме это может быть затруднительно.
Полученный шаблон диаграммы Ганта в Excel может использоваться в дальнейшей работе с другими данными. Можно добавлять новые работы, новые задачи, изменять временные рамки работы. Также можно изменять графическое отображения графика, группируя работы по цветам.
Не всегда удобно вручную вносить все данные по каждой задаче. Иногда возникает необходимость внести изменения в длительность одного или нескольких процессов таким образом, чтобы все остальные ячейки сдвигались автоматически. Для этого можно использовать формулы. Достаточно один раз будет настроить связь между задачами и тогда изменение на любом этапе по срокам работы автоматически повлечет сдвиг будущих задач.
Допустим, старт работ по задачам известен. Тогда в ячейку В3 необходимо ввести дату старта работ по проекту. В ячейку С3 ввести количество дней, необходимое для выполнения работ по Задаче 1. А ячейке D3 присвоить значение, указанное в строке формул «= В3 + С3». Тогда ячейка D3 примет значение дня, соответствующее введенной формуле. В нашем примере - 7 января.
Либо, если работы могут начинаться позже - то добавить количество дней задержки. В нашем примере - Задача 3 начинает выполняться через два дня после окончания Задачи 2. Формула примет вид «= D4 + 2». На графике появится соответствующий разрыв между прямоугольниками.
Также работы могут начинаться раньше, чем закончится предыдущая работа. Например, Задача 3+ начинается на два дня раньше, чем заканчивается Задача 3. Формулы будет выглядеть так «= D5 - 2». На графике также будут видны изменения.
Таким образом, прописывая формулы для всех ячеек, можно вносить изменения в одну или несколько задач, остальные задачи будут автоматически пересчитаны в диаграмме Ганта в Excel. При увеличении сроков работ по проекту необходимо внести изменение в ось времени и указать новый максимум для границы.
Дмитрий Щербаков, тренер, разработчик и консультант по программам пакета Microsoft Office рассказывает на видео, как правильно работать с длинными формулами. И как быстро найти и устранить ошибку в расчетах, если она все-таки возникла.
Если Вас попросят назвать три важнейших компонента Microsoft Excel, какие Вы назовёте? Скорее всего, листы, на которые вводятся данные, формулы, которые используются для выполнения вычислений, и диаграммы, при помощи которых данные различного характера могут быть представлены графически.
Уверен, что каждый пользователь Excel знает, что такое диаграмма и как её создать. Однако, есть тип графиков, окутанный мраком для многих – диаграмма Ганта . Это краткое руководство разъяснит основные особенности диаграммы Ганта, расскажет, как сделать простейшую диаграмму Ганта в Excel, подскажет, где можно скачать продвинутые шаблоны диаграмм Ганта и как использовать онлайн сервис «Project Management» для создания диаграмм Ганта.
Диаграмма Ганта названа в честь Генри Ганта , американского инженера и консультанта по менеджменту, который придумал такую диаграмму в 1910 году. Диаграмма Ганта в Excel представляет проекты или задачи в виде каскада горизонтальных линейчатых графиков. Диаграмма Ганта показывает разложенную на части структуру проекта (дату начала и окончания, различные связи между задачами в рамках проекта) и таким образом помогает контролировать выполнение задач во времени и согласно намеченным ориентирам.
К сожалению, Microsoft Excel не предлагает встроенного шаблона диаграммы Ганта. Однако, можно быстро создать её самостоятельно, используя функционал линейчатой диаграммы и немного форматирования.
Внимательно проделайте следующие шаги, и на создание простой диаграммы Ганта потребуется не более 3 минут. В своих примерах мы создаём диаграмму Ганта в Excel 2010, но то же самое можно сделать в Excel 2007 и 2013.
Первым делом, введём данные проекта на лист Excel. Запишите каждую задачу в отдельной строке и постройте структурный план проекта, указав дату начала (Start date), окончания (End date) и длительность (Duration), то есть количество дней, которое требуется для завершения задачи.
Совет: Для создания диаграммы Ганта необходимыми являются только столбцы Start date и Duration . Однако, если создать также столбец End date, то вычислить длительность задачи можно при помощи простой формулы, как видно на рисунке ниже:
Начните построение диаграммы Ганта в Excel с того, что создайте обычную Линейчатую диаграмму с накоплением :
В результате на листе должна появится вот такая диаграмма:
Замечание: В некоторых других инструкциях по созданию диаграмм Ганта предлагается сначала создать пустую линейчатую диаграмму, а затем наполнить её данными, как мы это сделаем на следующем шаге. Но я считаю, что показанный метод лучше, поскольку Microsoft Excel автоматически добавит один ряд данных и таким образом мы сэкономим немного времени.
Диаграмма должна принять приблизительно вот такой вид:
Теперь нужно в левой части диаграммы вместо чисел показать список задач.
На этом этапе диаграмма Ганта должна иметь описания задач с левой стороны и выглядеть приблизительно так:
На данном этапе наша диаграмма всё ещё является линейчатой диаграммой с накоплением. Чтобы она стала выглядеть как диаграмма Ганта, нужно правильно её оформить. Наша задача – удалить синие линии, чтобы видимыми остались только оранжевые части графиков, которые представляют собой задачи проекта. Технически, мы не будем удалять синие линии, а просто сделаем их прозрачными, а значит – невидимыми.
Замечание: Не закрывайте это диалоговое окно, на следующем шаге оно снова понадобится.
Диаграмма становится похожей на обычную диаграмму Ганта, согласны? К примеру, моя диаграмма Ганта теперь выглядит вот так:
Диаграмма Ганта уже приобретает нужную форму, но можно добавить ещё несколько финишных штрихов, чтобы сделать её действительно стильной.
При построении диаграммы Ганта в начале графика мы вставляли синие полосы, показывающие начальную дату. Теперь пустоту, которая осталась на их месте, можно убрать и переместить полосы задач влево, ближе к вертикальной оси.
Здесь же, в диалоговом окне Формат оси (Format Axis), которое открыли на предыдущем шаге, измените параметры Основные деления (Major unit) и Промежуточные деления (Minor unit) на Число (Fixed) и введите нужные значения интервалов на оси. Обычно, чем короче временные рамки задач в проекте, тем меньший шаг делений нужен на оси времени. Например, если нужно показать каждую вторую дату, то введите 2 для параметра Основные деления (Major unit). Какие настройки сделал я – можно увидеть на картинке ниже:
Совет: Поиграйте настройками параметров, пока не получите нужный результат. Не бойтесь сделать что-либо неправильно, всегда можно вернуться к настройкам по умолчанию, установив для параметров значение Автоматически (Auto) в Excel 2010 и 2007 или нажав Сброс (Reset) в Excel 2013.
Расположите полосы задач на графике более компактно, и диаграмма Ганта станет выглядеть ещё лучше.
И вот результат наших усилий – простая, но вполне аккуратная диаграмма Ганта в Excel:
Помните, что созданная таким способом диаграмма Excel очень близка к настоящей диаграмме Ганта, и при этом сохраняет все удобства диаграмм Excel:
Как видите, построить простую диаграмму Ганта в Excel совсем не сложно. Но что, если требуется более сложная диаграмма Ганта, в которой заливка задачи зависит от процента её выполнения, а контрольные точки проекта обозначены вертикальными линиями? Конечно, если Вы относитесь к числу тех редких и загадочных существ, которых мы уважительно называем Гуру Excel, то можете попробовать сделать такую диаграмму самостоятельно.
Однако, быстрее и проще будет использовать готовые шаблоны диаграммы Ганта в Excel. Ниже приведён краткий обзор нескольких шаблонов диаграммы Ганта для управления проектами для различных версий Microsoft Excel.
Этот шаблон диаграммы Ганта для Excel называется Планировщик проекта (Gantt Project Planner). Он предназначен для отслеживания выполнения проекта по различным показателям, таким как Плановое начало (Plan Start) и Фактическое начало (Actual Start), Плановая длительность (Plan Duration) и Фактическая длительность (Actual Duration), а также Процент завершения (Percent Complete).
В Excel 2013 этот шаблон доступен на вкладке Файл (File) в окне Создать (New). Если в этом разделе шаблон отсутствует, то его можно загрузить с веб-сайта Microsoft . Для использования этого шаблона не требуется никаких дополнительных знаний – кликните по нему и приступайте к работе.
На сайте smartsheet.com предложен интерактивный онлайн конструктор диаграмм Ганта. Этот шаблон диаграммы Ганта так же прост и готов к использованию, как и предыдущий. Сервис предлагает 30-дневный бесплатный пробный период, так что смело регистрируйтесь при помощи аккаунта Google и сразу же приступайте к созданию своей первой диаграммы Ганта.
Процесс очень прост: в таблице слева вводите детали своего проекта, и по мере заполнения таблицы, справа создаётся диаграмма Ганта.
На сайте vertex42.com можно найти бесплатные шаблоны диаграммы Ганта для Excel 2003, 2007, 2010 и 2013, которые также будут работать с OpenOffice Calc и Таблицами Google. Работать с этими шаблонами можно так же, как и с любой обычной таблицей Excel. Просто введите дату начала и продолжительность для каждой задачи и укажите % выполнения в столбце % Complete . Чтобы изменить диапазон дат, показанный в области построения диаграммы Ганта, передвигайте ползунок на полосе прокрутки.
И, наконец, ещё один шаблон диаграммы Ганта в Excel для вашего рассмотрения.
Ещё один бесплатный шаблон диаграммы Ганта предложен на сайте professionalexcel.com и называется “Project Manager Gantt Chart”. В этом шаблоне есть возможность выбирать просмотр (дневной или стандартный недельный), в зависимости от длительности отслеживаемых задач.
Надеюсь, что, хотя бы один из предложенных шаблонов диаграммы Ганта подойдёт для Ваших нужд. Если нет – в интернете можно найти великое множество разнообразных шаблонов диаграммы Ганта.
Теперь, познакомившись с основными особенностями диаграммы Ганта, Вы можете продолжить её изучение и научиться создавать собственные сложные диаграммы Ганта в Excel, чтобы удивить начальника и всех своих коллег
Диаграмма Ганта широко применяется для визуального представления плана и/или факта исполнения во времени любого сложного процесса, «разбитого» на более мелкие логические этапы. Диаграмму Ганта можно нарисовать на листе бумаги, создать в специализированной программе...
Для управления проектами (MS Project, Primavera, Gantt Project), а можно сделать в MS Excel или OOo Calc, причем практически любой степени сложности.
В этой статье на практическом подробном примере показано создание диаграммы Ганта в Excel. Для тех, кто знаком с этой темой, возможно, будет интересно ознакомиться с предложенным вариантом подготовки исходных данных и алгоритмом планирования.
В качестве примера рассмотрим процесс формирования плана-графика выполнения заказа на поставку строительных металлоконструкций. Хотя примером, конечно, может служить любой иной сложный процесс.
Принятые в статье сокращения:
КБ – конструкторское бюро
ПДО – планово-диспетчерский отдел
ОС – отдел снабжения
ПУ – производственный участок
УПиО – участок покраски и отгрузки
Завод по производству строительных металлоконструкций 12.01.2015 готов подписать договор о поставке 63 тонн балок и стоек компании ООО «ЮГ». Начаться отгрузка готовой продукции должна 04.02.2015. Окончание отгрузки должно произойти не позднее 20.02.2015.
Начальник ПДО присваивает новому заказу № 5001 и начинает составлять таблицу исходных данных для плана-графика выполнения заказа, согласовывая все возникающие вопросы с начальниками отделов и участков. План-график должен дать предварительный ответ на вопрос о возможности выполнить обязательства в срок и предоставить информацию для общего календарного плана загрузки мощностей завода.
Конечный результат, который ждет нас в конце работы, представлен ниже на рисунке, где показаны таблица исходных данных и диаграмма Ганта в Excel в момент времени, когда заказ уже находится в стадии выполнения. (В частности, КБ должно через 1 день — 23.01.15 — завершить разработку всех чертежей по этому заказу.)
Ставим мысленно себя на место начальника ПДО и, запустив программу MS Excel, начинаем движение к представленному результату.
1. Номер заказа пишем
в объединенную ячейку C2D2E2: 5001
2. Наименование заказчика —
в C3D3E3: ООО «ЮГ»
3. Тип металлоконструкций —
в C4D4E4: балки, стойки
4. Массу металлоконструкций в заказе в тоннах заносим
в C5D5E5: 63,000
5. Формулу, выводящую текущую дату записываем
в C6D6E6: =СЕГОДНЯ() = 22.01.15
Начинаем заполнять продолжительность этапов выполнения заказов, их начало и завершение в привязке друг к другу. Все значения интервалов времени – в сутках. Все одиннадцать пунктов-вопросов сформулированы в наиболее простом и понятном для начальников отделов и участков виде без привязок к конкретным датам (кроме первого). Это позволяет легко двигать план-график по временной шкале в случае необходимости и корректировать интервалы времени, требующиеся для выполнения этапов.
1. День начала разработки чертежей в КБ вводим
в ячейку D8: 15.01.15
/Числовой формат ячейки – «Дата», тип – «14.03.01»/
Планируем, что КБ приступит к работе по этому заказу 15.01.2015.
2. Продолжительность разработки всех чертежей в КБ по этому заказу вписываем
в D9: 8
Планируем, что разработка полного комплекта чертежей займет 8 суток.
3. Количество суток от даты начала разработки чертежей в КБ до дня выдачи первых чертежей из КБ на ПУ прописываем
в D10: 5
Полагаем, что конструкторы КБ разработают первые чертежи, а сотрудники ПДО их размножат и выдадут на ПУ через 5 дней после начала работы над заказом.
4. Интервал времени от даты завершения разработки всего заказа в КБ до дня окончания выдачи всех чертежей на ПУ вводим
в D11: 1
Выделяем 1 день на печать и комплектацию копий чертежей.
5. Время от дня старта разработки чертежей в КБ до даты поступления первых материалов на завод пишем
в D12: 5
Полагаем, что через 5 суток после начала работы по заказу первоочередные материалы, необходимые для выполнения заказа, начнут поступать на склад предприятия.
6. Продолжительность поставки всех материалов (металлопрокат, метизы, комплектующие) записываем
в D13: 8
Прогнозируем, что доставка всех необходимых для производства данного заказа материалов ОС будет осуществляться 8 дней.
7. Промежуток времени от дня выдачи первых чертежей на ПУ до даты начала изготовления заготовок заносим
в D14: 4
Выделяем 4 дня на подготовку производства и встраивание заказа в графики рабочих центров.
8. Общую продолжительность изготовления всех изделий (металлоконструкций) по заказу на ПУ вводим
в D15: 23
Планируем, что с момента начала изготовления на ПУ первой детали по заказу до момента вывоза последнего изделия на УПиО необходимо 23 дня в соответствии с технологией, мощностью и загруженностью производства.
9. Интервал времени от даты старта изготовления заготовок на ПУ до даты сдачи первых изделий на УПиО прописываем
в D16: 5
Считаем, что выполнение всех технологических операций по изготовлению одного среднестатистического изделия на ПУ займет не более 5 суток.
10. Количество суток от даты сдачи первых изделий на УПиО до дня начала отгрузки заказа вписываем
в D17: 6
Полагаем, что через 6 дней после начала поступления изделий с ПУ на УПиО будет покрашена, промаркирована, скомплектована, упакована, погружена на транспорт и отправлена заказчику первая партия заказа.
11. Продолжительность отгрузки металлоконструкций всего заказа в соответствии с условиями договора пишем
в D18: 16
Планируем, что между первой и последней отгрузками у нас есть 16 суток.
Эта таблица вспомогательная, на основе ее значений строится диаграмма Ганта в Excel. Все значения вычисляются автоматически по формулам на основе исходных данных.
1. В ячейках G3-G7 выделены названия пяти основных этапов выполнения заказа.
2. В H3-H7 вычисляются даты старта каждого этапа:
в H3: =D8 =15.01.15
в H4: =H3+D10 =20.01.15
в H5: =H3+D12 =20.01.15
в H6: =H4+D14+D16 =29.01.15
в H7: =H6+D17 =04.02.15
/Числовой формат ячеек H3-H7 – «Дата», тип – «14.03.01»/
3. В I3-I7 высчитывается — сколько времени в сутках прошло от начала каждого этапа (значения ограничиваются продолжительностью этапов):
в I3: =ЕСЛИ(($C$6-H3)>=D9;D9;$C$6-H3) =7
в I4: =ЕСЛИ(($C$6-H4)>=(D9-D10+D11);(D9-D10+D11);$C$6-H4) =2
в I5: =ЕСЛИ(($C$6-H5)>=D13;D13;$C$6-H5) =2
в I6: =ЕСЛИ(($C$6-H6)>=D15-D16;D15-D16;$C$6-H6) =-7
в I7: =ЕСЛИ(($C$6-H7)>=D18;D18;$C$6-H7) =-13
Отрицательные значения свидетельствуют о том, что до планового старта этапа еще есть время.
4. В J3-J7 рассчитывается — сколько времени в сутках осталось до конца каждого этапа (значения также ограничиваются продолжительностью этапов):
в J3: =ЕСЛИ(I3<0;D9;D9-I3) =1
в J4: =ЕСЛИ(I4<0;(D9-D10+D11);(D9-D10+D11) -I4) =2
в J5: =ЕСЛИ(I5<0;D13;D13-I5) =6
в J6: =ЕСЛИ(I6<0;D15-D16;D15-D16-I6) =18
в J7: =ЕСЛИ(I7<0;D18;D18-I7) =16
1. Выделяем только что созданную таблицу — область G2-J7 — и нажимаем на пиктограмму «Мастер диаграмм» на панели инструментов Excel «Стандартная» — запускаем мастера.
2. В выпавшем окне на вкладке «Стандартные» выбираем тип диаграммы «Линейчатая», вид – «Линейчатая диаграмма с накоплением…»
5. Переходим к четвертому последнему шагу, нажимая на ту же кнопку «Далее». Помещаем диаграмму на этом же листе и нажимаем кнопку «Готово.
Заготовка для диаграммы Ганта создана.
6. Удалим с поля диаграммы «Легенду» (цветные квадратики и надписи «Прошло суток» и «Осталось суток») – щелкаем правой кнопкой мыши на поле, где размещена «Легенда» и в выпавшем окошке выбираем «Очистить».
7. Настроим горизонтальную ось. Для этого делаем двойной щелчок левой кнопкой мыши на «Оси значений». В выпавшем окне «Формат оси» настраиваем вкладки «Шкала», «Шрифт», «Число» и «Выравнивание» так, как показано на скриншотах.
Числа, ограничивающие шкалу времени слева и справа — это порядковые номера дней, отсчитанные от 01.01.1900.
Чтобы узнать порядковый номер любой даты, необходимо ввести ее в ячейку листа MS Excel, затем применить к этой ячейке числовой формат «Общий» и считать ответ.
8. Наводим мышь на «Область диаграммы» и щелчком правой кнопки вызываем контекстное меню, в котором выбираем «Исходные данные». В выпавшем окошке выбираем вкладку «Ряд», добавляем новый ряд «Дата начала этапа» и исправляем «Подписи по оси Х». Все должно стать так, как на снимке.
9. Настроим вертикальную ось. Щелкаем дважды левой кнопкой мыши на «Оси категорий». В окне «Формат оси» настраиваем вкладку «Шкала» в соответствии со снимком помещенными далее.
Вкладку «Шрифт» настраиваем точно так же, как сделали для горизонтальной оси.
10. Двойным щелчком левой кнопки мыши на любой из светло-желтых полосок ряда «Дата начала этапа» вызываем выпадающее окно «Формат ряда данных». На вкладке «Порядок рядов» перемещаем ряд «Дата начала этапа» на самый верх списка.
Теперь мы видим полоски всех рядов данных диаграммы.
11. Сделаем невидимыми полоски ряда «Дата начала этапа».
Диаграмма Ганта построена, осталось ее красочно оформить — отформатировать.
12. Наводим мышь на «Область диаграммы» и дважды щелкаем левой кнопкой. В выпавшем окне «Формат области диаграммы» нажимаем на вкладке «Вид» на кнопку «Способы заливки». В выпавшем окошке «Способы заливки» выбираем вкладку «Текстура» и на ней выбираем «Пергамент».
Закрываем окна нажатием на кнопки «ОК». Область диаграммы залита текстурой «Пергамент».
13. Наводим мышь на «Область построения диаграммы» и делаем двойной щелчок. В появившемся окне «Формат области построения» на вкладке «Вид» нажимаем на кнопку «Способы заливки». В окне «Способы заливки» выбираем вкладку «Градиентная» и настраиваем, например, так, как показано ниже.
Закрываем окна кнопкой «ОК». Область построения диаграммы залита созданным только что градиентом.
14. Изменяем цвета полосок на более яркие цвета – зеленый и желтый. Подводим указатель мыши на полоску ряда «Прошло суток» и дважды щелкаем мышкой. Настраиваем вкладку «Вид» выпавшего окна «Формат ряда данных» как на скриншоте.
Аналогично меняем цвет на желтый для полоски ряда «Осталось суток».
15. В завершении выделим недели на оси времени. Наводим курсор на «Основные линии сетки оси значений», двойной щелчок и в окне «Формат линии сетки» установим самую большую толщину линии.
Форматирование завершено – результат на картинке в самом верху статьи и ниже этого текста.
Способ создания диаграммы Ганта в Excel, описанный в этой статье давно и широко известен. Я лишь немного изменил схему ввода исходных данных, привязав все этапы плана к одной дате – дню старта процесса. В то же время определение текущей даты происходит автоматически по формуле в объединенной ячейке C6D6E6. Практика использования этого подхода доказала удобство, простоту и наглядность такого решения.
Ежедневно и автоматически линия, определяющая текущие сутки (граница между зеленым и желтым цветом), перемещается по шкале времени, показывая вам в какой стадии выполнения должны находиться этапы процесса согласно составленному плану. На картинке вверху текущая дата — 22.01.15.
Если возникнут вопросы, пишите их в комментариях, уважаемые читатели. Возможно, наш диалог будет полезен и другим.
