Ввод данных в ячейки Excel. Ввод и редактированиеданных в рабочей книге Excel

Введение

Для пользователя Windows наибольший интерес представляют «мощные» приложения, которые в последнее время стали чрезвычайно популярны. К их числу относятся, прежде всего, текстовый процессор MS Word, табличный процессор MS Excel, СУБД MS Access. Популярность этих программ особенно возросла с начавшимся в 1994 г. распространением русифицированной версии пакета MS Office.

Одной из самых оригинальных идей в области компьютерных информационных технологий стала идея электронной таблицы. Многие фирмы - разработчики программного обеспечения для персональных компьютеров создали свои версии табличных процессоров. Изних наибольшую известность приобрели Lotus 1-2-3 фирмы Lotus Development, SuperCalc фирмы Computer Associates, Multiplan фирмы Microsoft. Одним из лидеров в ряду электронных таблиц сегодня является табличный процессор MS Excel.

1. Ввод и редактирование данных

Можно вводить текст, числа или формулы в любую ячейку рабочего листа. Для этого выделяю ячейку и набираю с клавиатуры то, что нужно. Например, заголовки могут быть такими: « Составил», «Дата» и так далее. (См. рис. 1)

Рис. 1 (пример заголовков)

Заголовки в рабочих листах делают понятным содержание документа и облегчают его использование.

Все, что набирается на клавиатуре, появляется в текущей ячейке, и в строке формул. (См. рис. 2) Внести набранный текст в текущую ячейку можно, нажав клавишу ENTER или щелкнув мышью на другой ячейке. Отменить ввод данных можно клавишей ESC.

Рис. 2 (отображение данных в ячейке и в строке формул)

1 .1 Редактирование данных в ячейке

Данные можно редактировать несколькими способами:

1. Выделяю ячейку и, щелкнув на строке формул, редактирую данные в строке формул или редактирую данные прямо в ячейке.

2. Для редактирования данных в ячейке дважды щелкаю на ней, а затем, помещаю текстовый курсор на место, куда вношу изменения. Можете внести новую информацию или внести изменения.

3. Также можно, выделив ячейку нажать F2.

1 .2 Копирование и вставка содержимого ячеек

Команды «Копировать» и «Вставить» из меню «Правка» можно использовать для копирования содержимого и форматов выделенных ячеек в другую область рабочего листа с сохранением содержимого исходных ячеек. Команда «Копировать» обозначает копируемый диапазон подвижной рамкой. После указания области вставки команда «Вставить» помещает в нее копии ячеек. (См. рис. 3)

Рис. 3 (пример копирования данных)

Вместо выбора команды «Вставить» можно воспользоваться клавишей «Enter», но в этом случае можно вставить только одну копию. Нажатие «Enter» после выбора команды «Копировать» вставляет одну копию и затем удаляет копируемые ячейки из буфера обмена. Команда «Вставить» вставляет из копируемых ячеек все значения, форматы и примечания.

1 .3 Перемещение и копирование с помощью мыши

Чтобы быстро переместить ячейку или диапазон ячеек на новое место достаточно ее выделить и перетащить. Например:

Создаю новый документ («Файл» - «Создать»);

Перехожу на «Лист 1»;

В ячейку «А1» ввожу месяц, а в ячейку «А2»день недели;

Выделяю ячейки «А1», «А2»;

Устанавливаю указатель мыши на рамке, которая окружает ячейки «А1», «А2». Когда появляется указатель в виде стрелки, щелкаю на рамке и перетаскиваю ее к столбцу «С». Когда серая рамка окажется над ячейками «С1», «С2», отпускаю кнопку мыши.

С помощью перетаскивания маркера заполнения ячейки, можно копировать ее в другие ячейки той же строки или того же столбца.

Маркер заполнения -этонебольшой черный квадрат в углу выделенного диапазона. Попав на маркер заполнения, указатель принимает вид черного креста.

Чтобы скопировать содержимое выделенного диапазона в соседние ячейки, нажимаю левую кнопку мыши, и перемещаю мышь в нужном направлении.

Устанавливаю указатель мыши в правый нижний угол обрамления ячейки «В1»;

Выделяю ячейку «В1», содержащую данные, которые необходимо скопировать;

Перетаскиваю маркер заполнения через заполняемые ячейки к ячейке «В5». (См. рис. 4)

Рис. 4 (копирование данных с помощью маркера заполнения)

1 .4 Вставка и удаление ячеек, столбцов и строк. Удаление ячеек, столбцов и строк

Удаление ячеек, столбцов и строк

Для удаления ячеек из рабочего листа можно использовать команду «Удалить». В отличие от команды «Очистить», которая очищает форматы, содержимое или примечание в ячейке, но сами ячейки оставляет на своем месте, команда «Удалить» удаляет выделенную ячейку или диапазон из листа. Команда «Очистить» работает подобно ластику, а команда «Удалить» - как ножницы.

Выделяю столбец «С»(щелкнув на заголовке столбца), который следует удалить;

В меню «Правка» выбираю команду «Удалить».

Удаляю необходимые данные. (См. рис. 5)

Рис. 5 (Использование команды «Удалить ячейки»)

Вставка ячеек, столбцов и строк

Команды из меню «Вставка» можно использовать для добавления ячеек, столбцов и строк в рабочем листе.

Выделяю столбец «В» (щелкнув на заголовке столбца);

Выбираю команду «Столбцы» в меню «Вставка». Содержимое столбца «В» переместится в столбец «С», оставляя вставленный столбец «В» пустым и готовым для ввода новой информации. (См. рис. 6 (а, б))

Рис. 6 (а) (Использование команды «Вставить столбцы»)

Рис. 6 (б) (Использование команды «Вставить столбцы»)

Выделяю строку «3», над которой хочу вставить новую;

Выбираю в меню «Вставка» команду «Строки». (См. рис. 7 (а, б))

Рис. 7 (а) (Использование команды «Вставить строки»)

Рис. 7 (б) (Использование команды «Вставить строки»)

Выделяю диапазон ячеек «А2:В8»;

Выбираю в меню «Вставка» команду «Ячейки».

В появившемся диалоговом окне «Добавление ячеек» устанавливаю флажок на команде «ячейки, со сдвигом вправо». Нажимаю на копку «ОК».
(См. рис. 8 (а, б))

Рис. 8 (а) Рис. 8 (б)

Рис. 8 (а, б) (Использование команды «Вставка ячеек»)

1 .5 Создание списков и рядов при помощи Автозаполнения. Заполнение и создание рядов с помощью мыши

С помощью перетаскивания «маркера заполнения» ячейки, можно копировать ее в другие ячейки той же строки или того же столбца. Если ячейка содержит число, дату или период времени, который может являться частью ряда, то при копировании происходит приращение ее значения.

Маркер заполнения-этонебольшой черный квадрат в углу выделенного диапазона. Попав на маркер заполнения, указатель принимает вид черного креста. (См. рис. 9)

Рис. 9 (Маркер заполнения)

Чтобы скопировать содержимое выделенного диапазона в соседние ячейки или заполнить их подобными данными (например, днями недели), зажимаю левую кнопку мыши и перемещаю мышь в нужном направлении.

Представляю несколько примеров рядов, созданных с использованием маркера заполнения на основе различных выделенных значений. Значения в столбце «А» ввел, а значения справа от столбца «А» получил с помощью автозаполнения с использованием маркера заполнения. Пример 1:

Создаю новый файл;

На «Листе 1», в ячейку «А1»ввожу данные - «01.01.01»;

Выделяю ячейку, содержащую данные, которые необходимо скопировать;

Перетаскиваю маркер заполнения через заполняемые ячейки к ячейке «Н 1».(См. рис. 10)

Рис. 10 (Копирование данных с помощью маркера заполнения)

Столбцы «А»и «В» содержат значения с разными интервалами, а столбцы от «С» до «Н»показывают, как автозаполнение может экстраполировать ряд, основываясь на выделенном интервале, даже тогда, когда ячейки содержат одновременно текст и числа.

Создаю новый файл;

В ячейку «А1»ввожу «19:00», а в ячейку «В1» ввожу «19:30»;

Выделяю ячейки «А1», «В1», содержащие данные, которые необходимо скопировать;

Перетаскиваю маркер заполнения через заполняемые ячейки к ячейке «Н1».

Рис. 11 (Заполнение ячеек с помощью маркера заполнения)

При создании рядов я перетаскивал маркер заполнения вправо и значения возрастали. Но можно перетаскивать маркер заполнения вниз и значения будут возрастать. Можно также создать ряд с убывающими значениями, перетаскивая маркер заполнения вверх или влево. Пример 3:

Создаю новый файл;

Ввожу любые начальные значения в ячейку справа в конце диапазона, который хочу заполнить;

Перетаскиваю маркер заполнения назад в начало диапазона.

Рис. 12 (Заполнение ячеек с помощью маркера заполнения)

Однако можно задать и свои последовательности данных.

1 .6 Ввод ряда дат

Упорядоченный ряд дат в строке или столбце можно задать несколькими способами, но легче всего это можно сделать с помощью команды «Прогрессия». Пользуясь этой командой, можно создать ряды дат с шагом, кратным дню, неделе, месяцу или году.

В ячейку «С2»ввожу дату «01.04.02». Нажимаю «Enter». Возвращаюсь в ячейку «С2»;

Выполняю команду «Правка» «Заполнить» «Прогрессия». В открывшемся диалоговом окне «Прогрессия» в поле «Расположение» указываю «по столбцам».

В поле «Тип» указываю «Даты». В поле «Единицы» указываю «день». В поле «Шаг» указываю «1». В поле «Предельное значение» ввожу «07.04.02»; (См. рис. 13)

Рис. 13 (Использование команды «Прогрессия»)

Нажимаю кнопку «ОК». (См. рис. 14)

Рис. 14 (Ввод ряда дат с использование команды «Прогрессия»)

2 . Задание форматов границам и линиям

Для выделения заголовков, итогов, частей таблицы используют границы.

Выделяю диапазон ячеек «A1:G7»;

В меню «Формат» выбираю команду «Ячейки», а затем в открывшемся диалоговом окне «Формат ячеек» (См. рис. 15) перехожу к вкладке «Граница»;

Выбираю нужные границы, тип линий. Нажимаю «ОК». (См. рис. 16)

Рис. 15 (Диалоговое окно «Формат ячеек)

Рис. 16 (Результат применения границ)

2.1 Использование диагональных границ

Иногда возникает необходимость использовать левую верхнюю ячейку таблицы более эффективно, например, для одновременного отображения заголовка строки и столбца. В «Excel» с помощью диагональной границы, имеющейся на вкладке «Граница» диалогового окна «Формат ячеек», можно создать ячейку с двумя заголовками.

Для этого выполняю следующие действия:

Выделяю ячейку «А3»и ввожу примерно 13 пробелов;

Ввожу в ячейку «А3» «Экзамен №»,надпись для заголовков столбцов таблицы.

При нажатой клавише «Alt» дважды нажимаю «Enter», чтобы ввести в ячейку два разрыва строки;

Ввожу «Студент», надпись для заголовков строк таблицы;

Нажимаю клавишу «Enter»;

Снова выделяю эту ячейку, затем в меню «Формат» выбираю команду «Ячейки»;

На вкладке «Границы» выбираю тип линии и нажимаю кнопку с границей по диагонали вниз;

Перехожу на вкладку «Выравнивание» и устанавливаю флажок «Переносить по словам»;

Нажимаю кнопку ОК. (См. рис. 17)

Рис. 17 (Использование диагональных границ)

3 . Элементарные функции. Создание формул при помощи Мастера функций

Функции выполняют часто встречающиеся математические вычисления; выполняют стандартные вычисления и другие действия с данными, работая с формулами и значениями. Имена функций всегда заканчиваются скобками, например СУММ(), СРЗНАЧ()… Количество аргументов в функции может быть различным. Аргументы, если они есть, заключаются в скобки. Например функция СУУМ() вычисляет сумму любых значений, указанных в списке аргументов этой функции (СУММ (A1, B3, H4:J6, K7)).

Аргумент - это значение, над которым производит действие функция. Аргументы функции заключаются в скобки.

Функции можно вводить вручную, а можно использовать «Мастер функций».

Заключение

Я считаю, что каждый пользователь персонального компьютера должен уметь работать в электронной таблице Microsoft Excel. Эта программа предоставляет возможность работы с бухгалтерскими данными, позволяет быстро и правильно производить вычисления.

При написании работы, я старался раскрыть и описать основные принципы работы с электронным табличным процессором: ввод и редактирование данных, создание списков, задание форматов, использование функций и формул.

Используемая литература

1. С.В. Глушаков; Д.В. Ломотько; В.В. Мельников. «Работа в табличном процессоре» Учебный курс. Харьков «Фолио», Москва «Аст» 2001 г.

2. А.Ю. Гаевский «Информатика 7-11 кл. 2-е издание. Киев «Издательство АСК» 2004 г.

3. В.В. Федько; В.И. Плоткин «MS Office» Харьков издательство «Ранок», «Веста» 2003 г.

4. С.В. Глушаков; А.С. Сурядный «Персональный компьютер» Издание 5-е. Харьков «Фолио»

Подобные документы

Ввод, редактирование и форматирование данных в табличном редакторе Microsoft Excel, форматирование содержимого ячеек. Вычисления в таблицах Excel при помощи формул, абсолютные и относительные ссылки. Использование стандартных функций при создании формул.

контрольная работа , добавлен 05.07.2010

Запуск процессора Excel. Ввод и редактирование данных. Действия с рабочими книгами. Составление элементарных формул. Копирование формата в другую ячейку. Форматирование с помощью ленты Главная. Переупорядочивание содержимого ячеек. Экспресс-стили таблиц.

учебное пособие , добавлен 07.12.2010

Состав Microsoft Office. Windows: назначение и вызов контекстного меню. Создание списков, таблиц. Вставка рисунка в документ. Структура окна Excel. Редактирование содержимого ячейки. Основные элементы экрана Excel. Вставка содержимого графического файла.

реферат , добавлен 05.04.2014

Создание таблицы "Покупка товаров с предпраздничной скидкой". Понятие формулы и ссылки в Excel. Структура и категории функций, обращение к ним. Копирование, перемещение и редактирование формул, автозаполнение ячеек. Формирование текста функции в диалоге.

лабораторная работа , добавлен 15.11.2010

Основные функции и методы работы в табличном процессоре Microsoft Excel. Создание и редактирование простейших таблиц и диаграмм. Характеристика встроенных функций программы. Использование формул и правил введения, их комбинирование и редактирование.

курсовая работа , добавлен 08.06.2014

Ввод и редактирование формул. Создание абсолютной или смешанной ссылки. Режимы пересчета формул. Присвоение, изменение и удаление имен ячеек. Ссылки на листы и книги. Создание имен из заголовков строк или столбцов. Присвоение имен константам и формулам.

курсовая работа , добавлен 02.01.2012

Создание электронных таблиц в MS Excel, ввод формул при помощи мастера функций. Использование относительной и абсолютной ссылок в формулах. Логические функции в MS Excel. Построение диаграмм, графиков и поверхностей. Сортировка и фильтрация данных.

контрольная работа , добавлен 01.10.2011

Обработка текстовой информации на компьютере. Знакомство с текстовым процессором Microsoft Word. Создание, форматирование текстовых документов, выполнение операций с фрагментами текста. Копирование, перемещение, удаление. Создание и редактирование таблиц.

лабораторная работа , добавлен 19.12.2013

Общая характеристика и назначение табличного редактора Excel, оценка его преимуществ и возможностей. Правила работы с данным программным обеспечением, порядок ввода данных в ячейки. Редактирование данных в ячейке, ее автозавершение и автозаполнение.

реферат , добавлен 12.06.2011

Использование мастеров Word. Сохранение, закрытие, создание, редактирование документа. Ввод, добавление нового, удаление, выделение, копирование, выравнивание и перемещение текста. Проверка, печать документа. Дополнительные возможности. Создание таблицы.

1. Ввод данных в ячейки Excel

Данные всегда вводятся в активную ячейку, на которой находится черная рамка. При первом запуске программы Excel по умолчанию активна ячейка А1. Чтобы активировать другую ячейку, необходимо поместить на нее рамку выделения. Это можно сделать левым щелчком мыши или перемещением рамки к нужной ячейке с помощью клавиш управления курсором .

Выбрав ячейку, нужно набирать в ней текст, число или формулу.

Числовые значения могут содержать цифры от 0 до 9 , а также спецсимволы: + – Е е ()., $% /

Для ввода числового значения в ячейку необходимо выделить нужную ячейку и ввести с клавиатуры необходимую комбинацию цифр. Вводимые цифры отображаются как в ячейке, так и в строке формул. По завершению ввода необходимо нажать клавишу Enter. После этого число будет записано в ячейку. По умолчанию после нажатия Enter активной становится ячейка, расположенная на строку ниже, но командой «Сервис» – «Параметры» можно на вкладке «Правка» установить необходимое направление перехода к следующей ячейке после ввода, либо вообще исключить переход. Если после ввода числа нажать какую-либо из клавиш перемещения по ячейкам (Tab, Shift+Tab…), то число будет зафиксировано в ячейке, а фокус ввода перейдет на соседнюю ячейку .

Особенности ввода числовых значений, использующих спецсимволы, следующие.

1. Если надо ввести отрицательное число, то перед числом необходимо поставить знак «–» (минус).

2. Символ Е или е используется для представления числа в экспоненциальном виде. Например, 5е3 означает 5*1000, т.е. 5000.

3. Числа, заключенные в скобки интерпретируются как отрицательные, даже если перед числом нет знака минуса. Т.е. (40) – для Excel означает -40.

4. При вводе больших чисел для удобства представления между группами разрядов можно вводить пробел (23 456,00). В этом случае в строке формул пробел отображаться не будет, а в самой ячейке число будет с пробелом.

5. Для ввода денежного формата используется знак доллара ($).

6. Для ввода процентного формата используется знак процента (%).

7. Для ввода даты и дробных значений используется знак косой черты (/). Если Excel может интерпретировать значение как дату, например 1/01, то в ячейке будет представлена дата – 1 января. Если надо представить подобное число как дробь, то надо перед дробью ввести ноль – 0 1/01. Дробью также будет представлено число, которое не может быть интерпретировано как дата, например 88/32 .

Иногда возникает необходимость ввода длинных чисел. При этом для его отображения в строке формул используется экспоненциальное представление не более чем с 15 значащими цифрами. Точность значения выбирается такой, чтобы число можно было отобразить в ячейке .

В этом случае значение в ячейке называется вводимым или отображаемым значением.

Значение в строке формул называется хранимым значением.

Количество вводимых цифр зависит от ширины столбца. Если ширина недостаточна, то Excel либо округляет значение, либо выводит символы ###. В этом случае можно попробовать увеличить размер ячейки .

При вводе десятичных дробей нужно использовать запятую. Числа, содержащие точку, дефис или слэш Excel воспринимает как даты. Так, если вы наберать в ячейке 1.5, 1/5 или 1–5, система распознает эту запись как первое мая текущего года, трансформировав ее в 01.май. Полную дату (в формате число. месяц. год – 01.05.2007) можно увидеть в строке формул, выделив ячейку .

Если надо ввести дату, содержащую другой год, нужно наберать последовательно через точку, дефис или слэш число, месяц и год, например, 7.8.99, 25/6/0, или 12–12–4. В результате Excel поместит в ячейки даты 07.08.1999, 25.06.2000 и 12.12.2004. Двоеточие используется для ввода времени. Так, если вы набирать в ячейке 19:15, Excel распознает эту запись как время 19:15:00. Чтобы завершить ввод и переместиться к следующей нижней ячейке, нужно нажимать клавишу Enter или же использовать мышь или клавиши управления курсором для перехода к другим ячейкам.

Если ширина вводимого текста превышает ширину ячейки, он будет накладываться на пустые ячейки справа, но не заполнять их. Если же в ячейках, находящихся справа, имеются данные, то набираемый текст не будет перекрываться с ними. При удалении с ячейки рамки выделения текст будет «обрезан» по ширине, но увидеть его полностью можно в строке формул, выполнив на ячейке щелчок. Однако существует простой способ избавиться от наложения, изменив ширину столбца с «неблагополучной» ячейкой. Для этого нужно навести указатель мыши на правую границу заголовка столбца и, когда он примет вид , выполните щелчок и протащите границу вправо до тех пор, пока не отобразится весь текст. Для задания точной ширины столбца необходимо следить за значением на всплывающей подсказке при перетаскивании границы. Еще более простой способ задать нужную ширину – выполнить на границе заголовка столбца двойной щелчок .

Визуализировать текст, не умещающийся по ширине ячейки, можно и другим способом – переносом по словам за счет увеличения высоты строки. Для этого нужно выделить щелчком проблемную ячейку и на вкладке Главная в группе Выравнивание нажмите кнопку Перенос текста . При этом высота строки, в которой находится ячейка, будет увеличена так, чтобы ее скрытое содержимое отобразилось полностью. Для переноса текста, по словам высоту ячейки можно менять и вручную протаскиванием за границу заголовка, как и в случае столбца .

Для ввода простых формул, содержащих только арифметические знаки (+, –, *, /), нужно выполнить следующие действия:

1. Выделить щелчком ячейку, в которую нужно поместить формулу.

2. Ввести знак равенства = (это нужно делать всегда при наборе формул).

3. Далее нужно ввести адреса ячеек, значения которых будут принимать участие в расчете. Чтобы сделать это, нужно выполнить щелчок на первой из них. При этом ячейка будет выделена бегущей рамкой, а ее адрес появится в ячейке ввода (рис. 1, слева).

4. После этого наберите с клавиатуры арифметический знак и щелчком выделить вторую ячейку для вставки ее адреса (рис. 4, справа) или же набирать адрес с клавиатуры, переключившись на английскую раскладку. Далее Нажать Enter для завершения ввода. В результате в ячейки отобразится результат вычисления.

5. Есть возможность комбинировать в одной формуле несколько арифметических операций. При необходимости можно использовать скобки, как и в случае стандартной записи математических выражений. Так, например, если нужно сложить значения двух ячеек, а затем результат поделить на число, находящееся в третьей ячейке, в виде формулы это будет выглядеть следующим образом: =(В2+С2)/D2. При вводе формулы адреса ячеек необходимо указывать щелчками или набирать вручную .

Рис. 1 – Ввод простейшей формулы

2. Редактирование данных в ячейке

Редактирование данных в ячейке проводится следующим образом. Чтобы удалить все содержимое ячейки, выделить ее щелчком и нажмите клавишу. Если нужно набрать в заполненной ячейке новые данные, предыдущие удалять необязательно. Просто выделить ее и начать ввод. Старые данные будут автоматически заменены .

Если ячейка содержит большой текстовый фрагмент или сложную формулу, то для внесения изменений удалять их полностью нерационально. Следует выполнить на ячейке двойной щелчок, установить щелчком курсор в нужное место для редактирования, внести необходимые изменения и нажать Enter.

Если нужно отказаться от редактирования ячейки, но редактирование уже началось, просто нажать клавишу Esc. При этом в ячейке будут восстановлены исходные данные. Для отмены уже совершенного действия используйте стандартное сочетание клавиш +Z или кнопку Отменить на Панели быстрого доступа .

При изменении значений в ячейках, на которые ссылается формула, результат вычислений в ячейке, содержащей формулу, будет автоматически пересчитан.

3. Автозавершение и автозаполнение ячеек

Часто при заполнении таблицы приходится набирать один и тот же текст. Имеющаяся в Excel функция автозавершения помогает значительно ускорить этот процесс. Если система определит, что набираемая часть текста совпадает с тем, что был введен ранее в другой ячейке, она подставит недостающую часть и выделит ее черным цветом (рис. 2). Можно согласиться с предложением и перейти к заполнению следующей ячейки, нажав, или же продолжить набирать нужный текст, не обращая внимания на выделение (при совпадении первых нескольких букв) .

Рис. 2 – Автозавершение при вводе текста

Механизм автозаполнения удобно применять в тех случаях, когда в ячейки требуется ввести какую-либо последовательность данных. Предположим, необходимо заполнить строку или столбец последовательностью чисел, каждое из которых больше (или меньше) предыдущего на определенную величину. Чтобы не заниматься этим вручную, можно выполнить следующие действия :

1. Необходимо набрать в двух соседних ячейках первые два значения из ряда чисел, чтобы Excel мог определить их разность.

2. Выделить обе ячейки.

3. Навести указатель мыши на маркер, который находится в нижнем правом углу рамки выделения. При этом он примет вид черного плюса.

4. Выполнить щелчок и, удерживая нажатой кнопку мыши, протянуть рамку до появления на всплывающей подсказке возле указателя мыши конечного значения, которое будет помещено в последнюю ячейку ряда. Протаскивать рамку можно в любом направлении.

5. Отпустить кнопку мыши, чтобы диапазон охваченных ячеек заполнился.

Функция автозаполнения очень полезна при копировании формулы в ряд ячеек. Благодаря функции автозаполнения ввести формулы в ячейки можно за несколько секунд. Нужно набрать только первую формулу, а затем протаскиванием рамки за нижний маркер скопировать ее на весь ряд .

При этом адреса ячеек в формулах будут автоматически заменены на нужные (по аналогии с первой формулой).

Список использованной литературы

табличный редактор ячейка автозаполнение

1. Электронный ресурс: http://www.5byte.ru/excel/edit.php

2. Электронный ресурс: http://www.on-line-teaching.com/excel/lsn002.html

3. Электронный ресурс: http://www.kolomna-school7-ict.narod.ru/st40201.htm

В ячейках таблицы Excelмогут находиться текстовые, числовые и формульные виды данных.

Ввод чисел, текста, даты или времени суток

Укажите ячейку, в которую необходимо ввести данные.

Наберите данные и нажмите клавишу Enter или клавишу табуляции.

Чтобы ввести данные в строки в виде списка, заполните ячейку первого столбца, а затем нажмите клавишу табуляции для перемещения в следующую ячейку. После ввода данных в первую строку нажмите клавишу Enter , чтобы перейти на начало следующей. Если ячейка, расположенная в начале следующей строки не становится активной, выберите командуПараметры в менюСервис , а затем – вкладкуПравка . В группеПараметры установите флажокПереход к другой ячейке после ввода , а затем из спискаВ направлении выберитеВниз .

Ввод чисел

Символы, используемые в числах . В Excel числа могут включать только следующие символы:

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - () , / $ % . E e

Стоящие перед числом знаки плюс (+) игнорируются, а запятая интерпретируется как разделитель десятичных разрядов. Все другие сочетания клавиш, состоящие из цифр и нецифровых символов, рассматриваются как текст.

Ввод дробей . Перед рациональной дробью следует вводить0 (нуль), чтобы избежать ее интерпретации как формата даты; например, вводите0 1/2

Ввод отрицательных чисел .Перед отрицательным числом необходимо вводить знак минус (- ) или заключать его в круглые скобки ().

Выравнивание чисел .Введенные числа выравниваются в ячейке по правому краю. Чтобы изменить выравнивание, выделите ячейки, выберите командуЯчейки в менюФормат , а затем на вкладкеВыравнивание установите необходимые параметры.

Отображение чисел . Формат числа, назначаемый ячейке, определяет способ просмотра числа на листе. Если число вводится в ячейку, имеющую общий числовой формат, то может быть использован другой формат. Например, если вводится14,73 р ., то будет использован денежный формат. Чтобы изменить числовой формат, выделите ячейки, которые содержат числа, выберите командуЯчейки в менюФормат , а затем на вкладкеЧисло выберите необходимый формат.

Общий числовой формат . В ячейках, имеющих общий числовой формат, отображаются целые числа (789), десятичные дроби (7,89) или числа, представленные в экспоненциальной форме (7,89E+08), если число длиннее ширины ячейки. Используя общий формат, можно просматривать до 11 разрядов, включая десятичные запятые и такие символы, как «E» и «+». Чтобы использовать числа с большим количеством разрядов, используйте встроенный экспоненциальный числовой формат или пользовательский формат.

Ввод чисел как текста .Число хранится в числовом формате, даже если была использована командаЯчейки , чтобы назначить текстовый формат ячейкам, содержащим числа. Для интерпретации чисел, например инвентаризационных номеров, как текста, необходимо назначить текстовый формат незаполненным ячейкам. Только после этого следует вводить числа. Если числа уже введены, то назначьте ячейкам текстовый формат и, выделяя каждую ячейку, нажимайте клавишуF2 , а затем – клавишуEnter , чтобы ввести заново данные.

Ввод чисел с заданным количеством десятичных разрядов или конечных нулей. Используйте данную операцию при вводе чисел с фиксированным количеством десятичных разрядов или больших целых чисел с фиксированным количеством конечных нулей.

Выберите команду Параметры в менюСервис , а затем – вкладкуПравка .

Установите флажок Фиксированный десятичный формат при вводе десятичных разрядов .

Введите необходимое количество десятичных разрядов, которые должны располагаться справа от десятичной точки, в поле десятичных разрядов .

Чтобы автоматически добавлять нули при вводе больших целых чисел, укажите отрицательное число, обозначающее количество нулей. Например, для автоматического ввода 283000 при наборе 283 введите -3 в поледесятичных разрядов .

При вводе чисел в указанное место вставляется десятичная точка или добавляется определенное количество нулей. Изменение параметра не оказывает влияния на введенные до этого данные.

После того как будет закончен ввод чисел с десятичными разрядами или конечными нулями, снимите флажок Фиксированный десятичный формат при вводе .

Чтобы параметр Фиксированный десятичный формат при вводе при наборе числа не использовался, введите десятичную точку.

Ввод текста

В Excel текстом является любая последовательность, состоящая из цифр, пробелов и нецифровых символов, например, приведенные ниже записи интерпретируются как текст: 10AA109, 127AXY, 12-976, 208 4675, студент, ОНЮА.

Чтобы просмотреть весь текст, занимающий в ячейке несколько строк, установите флажок Переносить по словам на вкладкеВыравнивание .

Чтобы начать в ячейке новую строку, нажмите клавиши Alt+Enter .

Ввод дат и времени суток

В Excel даты и время суток интерпретируются как числа. Внешнее представление времени или даты на листе зависит от числового формата, назначенного ячейке. При вводе значений даты или времени происходит их автоматическое распознавание и общий формат ячейки заменяется на встроенный формат даты или времени. По умолчанию значения даты и времени выравниваются в ячейке по правому краю. Если не происходит автоматического распознавания формата даты или времени, то введенные значения интерпретируются как текст, который выравнивается в ячейке по левому краю.

Использование 4-значного года . При вводе дат, например 01 Декабря, Excel сопоставляет сначала день, а потом год. Например, 01 Декабря вводится как 1 декабря текущего года, а не декабрь 2001 года.

Ввод одновременно и дат и времени суток . Для ввода и даты и времени суток в одну ячейку разделите их пробелом.

12- и 24-часовой формат . Чтобы ввести время с использованием 12-часового формата, введите после значения времени отделенные пробелом буквыAM илиPM (A илиP ). В противном случае время будет интерпретировано с использованием 24-часового формата. Например, при вводе значения3:00 вместо3:00 PM время будет храниться в ячейке в виде3:00 AM .

Просмотр даты и времени суток в числовом формате .Независимо от формата, используемого для представления даты или времени, в Excel все даты сохраняются как целые числа, а время сохраняется в виде десятичной дроби. Чтобы показать дату в виде числа или время в виде дроби, выделите ячейки, содержащие дату или время, выберите командуЯчейки в менюФормат , а затем на вкладкеЧисло из спискаЧисловые форматы выберите элементОбщий .

Ввод одного и того же значения в несколько ячеек одновременно

Выделите ячейки, в которые необходимо ввести данные.

Выделенные ячейки могут быть как смежными, так и несмежными.

Введите данные и нажмите клавиши Ctrl+Enter .

Изменение содержимого ячейки

Дважды щелкните ячейку, содержимое которой необходимо изменить.

Измените содержимое ячейки.

Для сохранения изменений нажмите клавишу Enter .

Для отмены изменений нажмите клавишу Esc .

Чтобы включить или выключить редактирование непосредственно в ячейке, выберите команду Параметры в менюСервис , выберите закладкуПравка и затем установите или сбросьте флажокПравка прямо в ячейке .

Чтобы быстро добавить в конец содержимого ячейки, выделите ее и нажмите клавишу F2 .

Ввод и изменение одного и того же значения на нескольких листах

Если выделено несколько листов, то вносимые в активный лист изменения отображаются в соответствующих ячейках всех остальных выбранных листов. Данные в других листах могут быть заменены.

Выберите листы, на которые необходимо ввести данные.

Укажите ячейку или выделите диапазон ячеек, в которые необходимо ввести данные.

Введите или измените данные в первой выделенной ячейке.

Нажмите клавишу Enter или клавишу табуляции.

Данные будут автоматически введены во все выделенные листы.

Чтобы отменить выделение нескольких листов книги, укажите любой невыделенный лист.

Если на экране видны только выделенные листы, наведите указатель на выделенный лист и нажмите правую кнопку мыши. Затем выберите команду Разгруппировать листы в контекстном меню.

Если данные были введены на одном листе, то их можно быстро скопировать в соответствующие ячейки других листов. Выберите лист, содержащий введенные данные, и листы, на которые их необходимо скопировать. Выделите ячейки, содержащие копируемые данные. Выберите команду Заполнить в меню Правка , а затем – команду По листам .

Копирование данных внутри строки или столбца

Выделите ячейки, содержащие данные, которые необходимо скопировать.

Протяните маркер заполнения по заполняемым ячейкам.

Все существовавшие ранее значения или формулы, а также форматы в заполняемых ячейках будут замещены.

Маркер заполнения – это небольшой черный прямоугольник в углу выделенного диапазона (рис. 22.10). Чтобы скопировать содержимое выделенного диапазона в соседние ячейки или заполнить их подобными данными, нажмите левую кнопку мыши и перемещайте мышь в нужном направлении.

Чтобы вывести на экран контекстное меню с параметрами заполнения, перетягивайте маркер заполнения, нажав и удерживая правую кнопку мыши.

Перетягивание маркера заполнения влево или вверх от выделения и остановка в пределах выделенного диапазона (до пересечения левой или верхней границы листа) приведет к стиранию выделенных данных, но с сохранением формата.

Очистка ячейки

Выделите ячейки, строки или столбцы, которые следует очистить.

В меню Правка выберите командуОчистить , а затем –Все ,Содержимое ,Форматы илиПримечания .

При нажатии клавиш Delete иBackSpace Microsoft Excel удаляет содержимое ячейки, оставляя без изменения ее формат и примечания.

При очистке ячейки можно раздельно удалить ее содержимое, форматы, примечания или все сразу. Значение очищенной ячейки равно нулю.

Заполнение смежных ячеек

Чтобы заполнить несколько ячеек прогрессией, следует либо перетянуть маркер заполнения выделенного диапазона ячеек (рис. 22.11), либо воспользоваться командойПрогрессия (выберите пункт Заполнить в меню Правка , затем щелкните пункт Прогрессия ).

Копирование данных в строке или столбце

При перетягивании маркера заполнения ячейки содержимое этой ячейки копируется в ячейки вдоль стоки либо вдоль столбца.

Заполнение прогрессии числами, датами либо другими элементами

Если в выделенном диапазоне содержатся числа, даты или время в виде прогрессии, то есть возможность продолжить прогрессию. В таблице 22.2 ниже приведены примеры продолжения прогрессии по ее начальным элементам. Элементы, разделенные запятыми, находятся в соседних ячейках.

Таблица 22.2.

Начальное значение	Продолжение ряда

	10:00, 11:00, 12:00
	вт, ср, чт
Понедельник	вторник, среда, четверг
	Фев, мар, апр
	июл, окт, янв


	2001, 2002, 2003

кв. 3 (или квартал 3)	кв. 4, кв. 1, кв. 2...
товар 1, заказ	товар 2, заказ, товар 3, заказ...
текст 1, текст A	текст 2, текст A, текст 3, текст A...
1-й период	2-й период, 3-й период...
	товар 2, товар 3...

Если выделенный диапазон содержит числа, то можно создать арифметическую или геометрическую прогрессию.

Создание арифметической и геометрической прогрессии с помощью команды «Прогрессия»

КомандаПрогрессия удаляет из ячеек прежние данные, заменяя их новыми. Если необходимо сохранить прежние данные, скопируйте их в другую строку или другой столбец, а затем приступайте к созданию прогрессии.

Выделите ячейку, в которой находится первое значение создаваемой прогрессии.

В меню Правка выберите пунктЗаполнить , затем щелкните пунктПрогрессия (рис. 22.12).

Варианты действий:

Если необходимо заполнить прогрессией часть столбца, установите флажок по столбцам .

Если необходимо заполнить прогрессией часть строки, установите флажок по строкам .

В поле Шаг введите значение шага прогрессии.

В арифметической прогрессии шаг – это число, добавляемое к каждому следующему члену прогрессии.

В геометрической прогрессии шаг – это число, на которое умножается каждый следующий член прогрессии.

В разделе Тип выберите тип прогрессии –арифметическая илигеометрическая .

В поле Предельное значение введите число, которое определит значение последнего члена прогрессии (он не превысит предельного значения).

Если в ячейках уже содержатся первые члены прогрессии и требуется, чтобы Microsoft Excel создал прогрессию автоматически, установите флажок Автоматическое определение шага .

После сохранения рабочей книги можно вводить данные в ячейки электронной таблицы. Ввод данных в ячейки таблицы Excel 2007 осуществляется в три этапа. Первый этап - выделение ячейки. Второй этап - ввод данных с клавиатуры или из буфера обмена. Третий этап - подтверждение ввода данных нажатием клавиши Enter. К данным, которые можно вводить в ячейки рабочих листов, относятся: числа, даты, время, последовательные ряды данных, формулы и символьные данные (текст).

Обычно данные вводятся в ячейки электронных таблиц Excel 2007 в одном из числовых форматов. Если данные введены без учета формата ячейки, то им по умолчанию Excel 2007 присваивает формат - Общий.

Ввод символьных данных или текста

Ввести текст в ячейку можно двумя способами: набрать текст с клавиатуры или вставить с буфера обмена. Текст в ячейке выравнивается по левому краю. Если текст не помещается в ячейку, то он перемещается в следующую ячейку при условии, что она свободна. Чтобы поместить текст только в одной ячейки, необходимо увеличить ширину столбца или разрешить перенос по словам.

Ввод чисел

Числа в ячейке выравниваются по правому краю. Как правило, числа в ячейку вводятся в одном из встроенных форматов.

Ввод длинной последовательности значений или последовательных рядов данных

К операциям ввода длинной последовательности относятся: Автозаполнение и Заполнение ряда. Для применения автозаполнения надо ввести в ячейку первое значение из распознаваемой последовательности и выделить эту ячейку.

Затем подвести указатель мыши к маркеру заполнения (черный квадратик внизу слева выделенной ячейки), нажать левую кнопку мыши и удерживая ее протянуть вдоль строки или столбца, а затем отпустить кнопку мыши. В результате выделенная область заполнится данными. Например, январь, февраль, март, апрель (рис. 1).

Рис. 1.

Для заполнения ряда надо заполнить два значения ряда, затем выделить их и воспользуясь маркером заполнения расширить ряд.

Рис. 2.

После заполнения ряда, справа от ряда будет отображаться кнопка "Параметры автозаполнения" (рис. 3).

Рис. 3.

При щелчке на кнопке открывается список команд, которые можно выполнить над ячейками ряда: копирование ячейки; заполнить; заполнить только форматы и заполнить только значения.

Для заполнения ряда арифметической или геометрической прогрессией используется инструмент "Заполнить", который помещен в группе "Редактирование" на вкладке "Главная" (рисунок 3а).

Рис. 3а.

При щелчке на команде "Прогрессия..." откроется окно диалога "Прогрессия" (рисунок 3б).

Рис. 3б.

Установите требуемые параметры (расположение, тип, шаг и предельное значение) на нажмите кнопку ОК.

Редактирование в рабочей книге

К операциям редактирования относятся:

редактирование данных в ячейках;
перемещение и копирование ячеек и блоков ячеек;
вставка и удаление ячеек, строк, столбцов, и листов;
поиск и замена данных.

Для редактирования данных в ячейках необходимо дважды щелкнуть на редактируемой ячейки, и когда в ней будет отображаться курсор, выполнить требуемые операции.

Перемещение и копирование ячеек и блоков ячеек . При перемещении ячейки или блока ячеек надо выделить эту ячейку (блок ячеек) вокруг ее будет отображаться полужирная рамка. Необходимо отметить, что имя выделенной ячейки отображается в поле имени.

Затем подвести указатель мыши к маркеру ячейки и когда изображение указателя изменится с белого крестика на четырех направленную стрелку черного цвета, нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее, переместить указатель мыши к требуемой ячейке. Для завершения операции надо отпустить кнопку мыши.

Вставка и удаление ячеек, строк и столбцов осуществляется несколькими способами. Первый - выделяем требуемые объекты, а затем щелкаем правой кнопкой мыши на выделенном объекте. Откроется контекстное меню, в котором выбираем операцию: Удалить или Вставить. При выборе операции "Удалить", откроется окно диалога "Удаление ячеек" (рис. 4).

Рис. 4.

Вставку и удаление ячеек, строк и столбцов можно выполнить и с помощью команд "Вставить", "Удалить" в группе "Ячейки" на вкладке "Главная" (рис. 5).

Рис. 5.

В рабочую книгу можно добавить электронные таблицы или удалить их. Вставка и удаление электронных таблиц осуществляется командами из контекстного меню (рис. 6) при щелчке правой кнопкой мыши на ярлычке листа. Кроме того, вставить рабочий лист можно щелкнув левой кнопкой на пиктограмме "Вставить лист", которая расположена справа от ярлычков рабочих листов.

Рис. 6.

Поиск и замена данных. Рабочий лист может содержать множество строк. Найти и при необходимости заменить данные в ячейках электронной таблицы можно с помощью окна диалога "Найти и заменить". Это окно диалога вызывается командой "Найти и выделить" в группе "Редактирование" на вкладке "Главная".

1. Ввод данных в ячейки Excel

Выбрав ячейку, нужно набирать в ней текст, число или формулу.

Числовые значения могут содержать цифры от0 до9 , а также спецсимволы:+ – Е е ()., $% /

Особенности ввода числовых значений, использующих спецсимволы, следующие.

1. Если надо ввести отрицательное число, то перед числом необходимо поставить знак «–» (минус).

5. Для ввода денежного формата используется знак доллара ($).

6. Для ввода процентного формата используется знак процента (%).

В этом случае значение в ячейке называетсявводимымилиотображаемымзначением.

Значение в строке формул называетсяхранимымзначением.

, выполните щелчок и протащите границу вправо до тех пор, пока не отобразится весь текст. Для задания точной ширины столбца необходимо следить за значением на всплывающей подсказке при перетаскивании границы. Еще более простой способ задать нужную ширину – выполнить на границе заголовка столбца двойной щелчок .

. При этом высота строки, в которой находится ячейка, будет увеличена так, чтобы ее скрытое содержимое отобразилось полностью. Для переноса текста, по словам высоту ячейки можно менять и вручную протаскиванием за границу заголовка, как и в случае столбца .

1. Выделить щелчком ячейку, в которую нужно поместить формулу.

2. Ввести знак равенства = (это нужно делать всегда при наборе формул).

Рис. 1 – Ввод простейшей формулы

2. Редактирование данных в ячейке

Если нужно отказаться от редактирования ячейки, но редактирование уже началось, просто нажать клавишу Esc. При этом в ячейке будут восстановлены исходные данные. Для отмены уже совершенного действия используйте стандартное сочетание клавиш+Z или кнопку Отменить на Панели быстрого доступа .

3. Автозавершение и автозаполнение ячеек